Eventos virtuais: como se preparar para essa tendência

A indústria de eventos costumava se concentrar em reuniões presenciais, networking em feiras e viagens para grandes centros de conferências. No entanto, eventualmente ficou claro que os benefícios de um evento, seja para networking, treinamento ou qualquer outro propósito, poderiam ser realizados sem interação física dentro de uma plataforma de eventos virtuais. E, crucialmente, sem as desvantagens dos eventos presenciais: tempos de viagem, limites de capacidade e falta de flexibilidade.

Hoje, os eventos virtuais são um subsetor em expansão da indústria de eventos, com muitas organizações explorando a possibilidade de eventos híbridos, onde o atendimento presencial é oferecido juntamente com recursos de eventos virtuais. Esse tipo de evento digital pode fornecer o melhor alcance para um organizador, permitindo que os indivíduos interajam com um evento, independentemente de comparecerem fisicamente ao local ou não.

O que é uma plataforma de eventos virtuais?

Em suma, uma plataforma de eventos virtuais é uma ferramenta digital para a realização de eventos interativos – sejam feiras, conferências de trabalho ou qualquer outro tipo de encontro. Embora o primeiro software de evento virtual tenha sido apresentado em 1993 , a tecnologia evoluiu significativamente desde então.
As soluções de eventos virtuais estão sendo vistas como substitutas para muitos eventos presenciais, onde o engajamento é facilitado por tecnologia de ponta. Eles são muito mais do que apenas mais uma chamada de Zoom. Na realidade, os eventos virtuais combinam streaming de webcast com opções de workshops, sessões de perguntas e respostas e oportunidades de gamificação para criar uma experiência totalmente imersiva.

Desde o início da pandemia do COVID-19, eventos virtuais e reuniões online testemunharam um aumento acentuado de popularidade. Entre 2020 e 2021, o número de eventos virtuais aumentou 35% , e essa trajetória ascendente deve continuar à medida que entramos em um mundo pós-pandemia. Uma pesquisa recente descobriu que 72% dos profissionais de marketing e profissionais esperam participar do mesmo número de eventos online (ou até mais) que atualmente, mesmo quando os eventos presenciais retornam.

Evidentemente, os eventos virtuais vieram para ficar, mas para garantir o impacto que você procura, é essencial que você trabalhe com a plataforma certa para eventos virtuais.

Quais são os tipos de plataformas para eventos virtuais?

Cada plataforma de evento virtual vem com seus próprios pontos fortes e fracos. Em última análise, os organizadores de eventos precisarão avaliar que tipo de recursos de eventos virtuais eles precisam, quem é seu público-alvo e quaisquer outras considerações de software. 
Ao decidir qual ferramenta de evento virtual atende às suas necessidades, vale a pena ter em mente que as plataformas de eventos virtuais geralmente vêm em dois tipos distintos:

1. Plataformas de eventos por webpage

Apesar da evolução da tecnologia de eventos virtuais, há ocasiões em que um indivíduo ou uma marca pode querer manter as coisas simples. Se for esse o caso, uma única plataforma de evento de página da Web pode ser tudo o que é necessário para o evento virtual.

A maioria dos provedores de plataforma de eventos oferece plataformas padrão baseadas na Web que consistem em gráficos da Web simples e padrão, botões e outros elementos de interface do usuário tradicionalmente encontrados nos sites atuais. É um método de estar na web com o qual quase todos os participantes estão familiarizados.

Por exemplo, alguns webinars, conferências, dias de visitação para imóveis ou até mesmo eventos pessoais, como um chá de revelação, podem não exigir uma solução de evento virtual particularmente extensa. Nesses casos, um simples webcast do evento, uma forma de registrar ou enviar RSVPs e talvez uma pequena quantidade de comunicação pode ser tudo o que é necessário. 

Algumas de suas vantagens geralmente são a alta flexibilidade com integrações de recursos/plataformas externas, fácil acesso à plataforma, que muitas vezes também vem com um aplicativo móvel. Por fim, este tipo de plataforma de eventos é fácil de navegar, pois os participantes estão acostumados a navegar no site.
Por outro lado, algumas de suas desvantagens são as limitações de design e personalização e as poucas oportunidades de branding para os organizadores.

2. Plataformas de eventos virtuais imersivos

O outro tipo de software de eventos é uma plataforma de eventos virtuais totalmente imersiva que é gerenciada, personalizada e repleta de recursos de valor agregado. Esses tipos de plataformas de eventos virtuais all-in-one permitem o design de estandes virtuais, pesquisas em tempo real, recursos interativos e opções de patrocínio. 

Para marcas globais e pesos-pesados ​​corporativos que desejam criar um evento virtual que possa corresponder ou ainda melhor ao engajamento de um evento presencial, as plataformas imersivas são obrigatórias. Eles são mais adaptáveis ​​do que as plataformas de uma única página da Web, portanto, se houver um design específico que você tenha em mente para o seu evento virtual, uma plataforma imersiva provavelmente será capaz de dar vida a ele. É importante notar, no entanto, que neste segmento, pode ser feita uma distinção entre dois tipos de plataformas de eventos virtuais imersivos:

Imersão 3D

Por um lado, estão as plataformas de eventos virtuais com ambientes 2D/3D. Esse tipo de ambiente usa ângulos, textura e profundidade para dar aos usuários a sensação de que estão em um espaço tridimensional. Eles podem usar fotografias visualmente ricas para fazer com que os usuários sintam que estão andando por um centro de convenções, uma varanda externa ou um elaborado salão de exposições. Essa opção de design está mais focada na experiência visual com o conteúdo integrado a ela.
Algumas de suas vantagens são uma experiência visual que ajuda a manter o envolvimento e a interação dos participantes. Além disso, designs intuitivos permitem que os participantes se desloquem pelo evento sem complicações. Barreiras de acesso baixas permitem que os participantes entrem e explorem o evento sem limitações (sem downloads, instalações, etc.), e os designs e layouts do evento adicionam um “uau” à experiência.
No entanto, isso pode vir com configurações de eventos virtuais mais longas em comparação com outras plataformas de eventos digitais e um modelo de preço diferente devido à flexibilidade de personalização.
Por outro lado, existem plataformas de eventos virtuais com ambientes 3D puros. Essas plataformas são tradicionalmente conhecidas por permitir que os usuários criem um avatar e explorem um evento movendo-se para diferentes áreas com as setas do teclado. A aparência de um evento usando esse tipo de tecnologia é semelhante a um jogo. Nos últimos meses, plataformas que oferecem eventos de ambiente 3D foram consideradas para imitar ou recriar uma experiência no metaverso.
Algumas de suas vantagens são seus sons espaciais 3D, interação de voz entre os participantes e outros recursos de gamificação que são muito atraentes para os participantes dentro do evento. Além disso, esses espaços virtuais oferecem uma experiência de “vida real” que permite passear pela feira.
Em relação às suas desvantagens, podemos notar que os participantes que não estão familiarizados com os jogos de navegação em primeira pessoa podem ficar facilmente sobrecarregados com uma experiência gamificada. As plataformas que utilizam este tipo de tecnologia muitas vezes requerem instalações adicionais e têm mais limitações de acessibilidade em comparação com plataformas de navegação de páginas web ou plataformas 2D/3D. Além disso, esse tipo de tecnologia geralmente permite menos participantes por evento e dificulta a integração de um aplicativo nativo para o evento ou permite experiências mobile.

Que tipos de eventos podem ser hospedados em uma plataforma de eventos virtuais?

À medida que os benefícios dos eventos virtuais se tornaram evidentes para um número maior de organizadores e participantes, as empresas começaram a questionar se um evento presencial necessariamente atende às suas necessidades. Isso é particularmente verdadeiro, dada a variedade de eventos que podem ser realizados virtualmente. Listamos alguns exemplos abaixo:

Feiras

conferencia evennto virtual
Inicialmente, a indústria de eventos estava cética de que as feiras pudessem ser realizadas digitalmente. Pensava-se que a experiência de andar pelo showroom e interagir com os produtos seria impossível de replicar. No entanto, à medida que a tecnologia evoluiu, os expositores agora podem apresentar aos participantes demonstrações interativas de produtos 3D, funcionalidade entre dispositivos e até mesmo uma plataforma de comércio eletrônico para fazer vendas sob demanda. Ao todo, isso significa que podem oferecer uma ótima experiência para os participantes e um forte RoI para os organizadores.

Feiras virtuais para recrutamento

As empresas não deveriam ter que limitar seu alcance por geografia, mas, infelizmente, esse é frequentemente o caso de feiras de carreira presenciais. Existem várias razões pelas quais um indivíduo pode não poder comparecer fisicamente a uma feira, o que significa que as empresas podem perder a contratação de um candidato promissor. Esse candidato pode, então, acabar sendo empregado por um concorrente. Com uma feira virtual de carreiras , não apenas os candidatos a emprego podem interagir com empresas de qualquer lugar do mundo em que estejam, mas os recrutadores também podem ter acesso a dados importantes que podem ajudá-los na busca de funcionários. O trabalho pode ser remoto agora; por que não recrutar também?

Treinamentos online

As plataformas de eventos virtuais não são adequadas apenas para ocasiões pontuais de grande escala. Eles também são ideais para programas de treinamento , seja um curso com duração de várias semanas ou um workshop que pode ser concluído em um dia. As ferramentas remotas ainda oferecem muitas oportunidades de interação. Alunos, treinadores e educadores não são mais limitados por horários de palestras ou reuniões presenciais. Além disso, métricas e análises podem ser usadas para fornecer aos educadores insights mais claros sobre o progresso e as conquistas de um aluno.

Product launch virtual

Os lançamentos de produtos através do modelo virtual, podem ser muito mais econômicos do que as demonstrações presenciais, permitindo que as marcas apresentem seus produtos para um público verdadeiramente global. A modelagem de objetos 3D significa que os organizadores de eventos podem fornecer exibições detalhadas de movimento de 360° que se integram diretamente com seus estandes virtuais.

Conferências virtuais

As conferências são ideais para se conectar com um público em grande escala – mas mesmo a maior sala de conferências tem um limite de capacidade. Com uma conferência virtual , no entanto, essas restrições não se aplicam. As empresas podem utilizar dados para alcançar seu público-alvo – não importa onde estejam localizadas ou quantos indivíduos sejam cobertos. Com uma conferência virtual, você pode oferecer aos participantes e expositores acesso a auditórios, salas de exposição, salas de networking, webcasts pré-gravados e muito mais.

Comunicações internas

Embora as plataformas de eventos virtuais sejam geralmente pensadas em termos de compartilhamento de uma mensagem com partes interessadas externas, elas estão sendo cada vez mais usadas também para comunicações internas . O software de eventos virtuais pode ser usado para compartilhar notícias da empresa ou permitir a colaboração dos funcionários, especialmente quando as empresas têm filiais em todo o mundo. As soluções de eventos virtuais também são ótimas para a participação controlada do público – recebendo feedback de funcionários e outras partes interessadas.

Cerimônias de premiação

O brilho, glamour e um ar geral de celebração são aspectos comumente associados a uma cerimônia de premiação ou evento de gala. A boa notícia é que tudo isso pode ser replicado virtualmente. As cerimônias de premiação virtuais podem ser acompanhadas por um design totalmente imersivo que se adequa à ocasião e à sua marca. Desde o hall de entrada até a cerimônia em si, tudo pode ser recriado digitalmente.

Campus Virtual

A educação é um setor que passou por uma rápida digitalização – com o aprendizado híbrido se tornando comum. No nível universitário, isso pode até ser estendido à experiência do campus, com alunos aptos a participar de dias abertos virtuais, assistir a palestras e participar de trabalhos em grupo.

Modelo híbrido

Conteúdo em vídeo
Não é estritamente um evento virtual, um evento híbrido combina elementos virtuais e presenciais. Embora os eventos virtuais tenham aumentado acentuadamente em popularidade, isso não significa que os eventos presenciais não tenham mais nenhum propósito. Ao combinar o melhor dos eventos presenciais e virtuais, as marcas podem aproveitar tudo o que a tecnologia tem a oferecer sem perder o toque humano. Para alguns indivíduos (e necessidades), um evento presencial pode ser melhor, enquanto em outros momentos, um evento virtual é necessário. Trata-se de flexibilidade – é isso que os eventos híbridos oferecem a você.

O que considerar ao escolher uma plataforma de eventos virtuais?

Decidir qual plataforma de evento virtual é a certa para você provavelmente dependerá muito do tipo de recursos que você precisa. Listamos alguns dos mais importantes abaixo:

Projeto de evento virtual

O sucesso de um evento virtual depende de mais do que marketing e acesso – também é afetado pela aparência de um evento. As plataformas de eventos modernas são capazes de criar ambientes cativantes que incorporam modelagem 3D e todos os recursos visuais da sua marca para criar um design que seja atraente para todos os seus participantes.

Estande Virtual

Em um evento físico, seu estande de expositor seria extremamente importante. As coisas não são diferentes em um evento virtual. As plataformas de eventos virtuais podem criar estandes com base em templates ou designs altamente personalizados, para que a funcionalidade e a aparência sejam únicas.

Gestão de Participantes

Gerenciar a jornada do visitante antes, durante e depois de um evento digital é extremamente importante. Além disso, depende de um bom gerenciamento dos participantes . Da página de registro às listas de e-mail automatizadas, às oportunidades de networking e campanhas de acompanhamento, as plataformas de gerenciamento de eventos podem monitorar, gerenciar e dar suporte a todas as etapas da jornada do visitante.

Pontuação de leads e relatórios

Com eventos digitais, coletar dados de repente se torna muito mais fácil, inclusive em torno da geração de leads . As plataformas de eventos virtuais podem rastrear e agregar cada interação em tempo real para construir perfis detalhados para cada participante e transformá-los em leads altamente qualificados. Muitas plataformas combinam relatórios personalizados com segurança de dados de primeira linha para que a privacidade dos participantes seja protegida.

Matchmaking de eventos digitais

O networking é uma das partes mais úteis de qualquer evento, mas como saber quais visitantes são mais relevantes para sua marca? Com uma plataforma de eventos, você pode criar listas de leads com base no perfil e nos interesses de um indivíduo. Dessa forma, você pode se concentrar em fazer conexões duradouras em seu evento.

Possibilidade de gamificação

A gamificação está sendo cada vez mais usada pelas empresas para aumentar o engajamento. Dentro de eventos virtuais, atividades como enquetes, sorteios e gincanas podem garantir que seu público permaneça motivado e entretido.

Experiência mobile

A experiência mobile de uma plataforma de eventos virtuais é essencial hoje em dia para todos os participantes que participam com um dispositivo móvel. Isso permite que eles sintonizem de qualquer lugar e não percam uma única batida enquanto estão em movimento. Esse importante recurso ajudará qualquer tipo de evento a ampliar seu alcance sem perder nenhum engajamento. Além disso, um recurso como esse adicionará o aspecto de flexibilidade em termos de localização do público, dispositivo final e design responsivo. 

Pensamentos finais

Planejar um evento virtual pode ser difícil. As empresas devem tentar manter os eventos virtuais tão envolventes quanto possível, a fim de manter a atenção do público por toda parte. Indivíduos ou empresas que estão hospedando um evento virtual devem se certificar de que há um tema, especialmente se houver várias sessões a serem transmitidas. Isso fará com que os membros do público queiram voltar para mais, e fará com que os eventos virtuais pareçam mais personalizados para eles.

Além disso, é importante contar com uma agência com expertise em eventos físicos e virtuais. A Wedoiti conta com profissionais com larga experiência em eventos e estamos à disposição para quaisquer dúvidas que você tenha para preparar o seu evento virtual. Também fique atento ao nosso blog redes sociais para saber mais sobre as plataformas de eventos virtuais.

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